Účinné od: [DOPLNIT]
Tyto zásady vysvětlují, jak se v aplikaci MOLO (webová aplikace a mobilní aplikace pro iOS a Android) zachází s osobními údaji. Píšeme je co nejjednodušeji. Pokud vám něco není jasné, napište nám.
1. Kdo za MOLO stojí a kdo odpovídá za vaše údaje
MOLO používají účetní kanceláře a jejich klienti. Kancelář v MOLO svým klientům ukazuje přehled financí, archiv dokladů, vystavování faktur a zprávy.
Provozovatel aplikace (Efficio):
Tomáš Frolík, podnikající fyzická osoba, obchodní označení Efficio
IČO: 22193014
Místo podnikání: [DOPLNIT: místo podnikání dle živnostenského rejstříku]
Kancelář: Husova tř. 1847/5, 370 01 České Budějovice
E-mail: tomas@efficio.cz
Kdo za údaje odpovídá, záleží na tom, o jaké údaje jde:
- Jste klientem účetní kanceláře? Správcem vašich údajů je vaše účetní kancelář. Ta rozhoduje, které údaje do MOLO dá a proč. Efficio je v tomto případě jen zpracovatelem: provozuje aplikaci podle pokynů kanceláře a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.
- Jste účetní kancelář (nebo její pracovník)? Pro údaje o účtu kanceláře a kontaktní údaje je správcem Efficio.
S žádostmi o vaše údaje se jako klient kanceláře můžete obrátit na svou kancelář i na nás. Pokud žádost patří kanceláři, předáme ji.
2. Jaké údaje zpracováváme, proč a jak dlouho
Údaje klientů účetní kanceláře (správcem je kancelář)
| Údaje | Proč | Právní základ |
|---|---|---|
| Jméno, e-mail, název a IČO vaší firmy | Přihlášení a vedení účtu v MOLO | Smlouva mezi vámi a kanceláří, oprávněný zájem kanceláře |
| Přihlašovací heslo (uložené jen jako hash, nikdo ho nevidí) | Bezpečné přihlášení | Plnění smlouvy |
| Finanční a účetní údaje vaší firmy (přehledy, faktury, pohledávky a závazky) | Zobrazení přehledu financí. Údaje pocházejí z účetního programu kanceláře. | Smlouva s kanceláří |
| Nahrané doklady (fotky a soubory účtenek a faktur) a údaje na nich | Předání dokladů kanceláři ke zpracování | Smlouva s kanceláří |
| Vystavené faktury a údaje o odběratelích | Vystavování faktur | Smlouva s kanceláří |
| Zprávy mezi vámi a kanceláří | Komunikace s kanceláří | Smlouva s kanceláří |
| Technické údaje (IP adresa, čas přihlášení, typ zařízení) | Bezpečnost a ochrana před zneužitím | Oprávněný zájem |
Doklady mohou obsahovat i osobní údaje dalších lidí (například jméno dodavatele na faktuře). Do MOLO prosím nenahrávejte nic, co s účetnictvím nesouvisí.
Jak dlouho: po dobu, kdy kancelář MOLO používá a váš účet existuje. Po smazání účtu nebo po skončení smlouvy mezi kanceláří a Efficio údaje smažeme nejpozději do 30 dnů, pokud nám zákon neukládá je uchovat déle.
Mazání probíhá ve dvou krocích. Když kancelář odebere klienta nebo skončí smlouva, přístup zmizí okamžitě: nikdo se k údajům v aplikaci nedostane. Samotná data (přehledy, doklady, faktury a zprávy) pak z úložiště trvale odstraníme do 30 dnů.
Zálohy: každou noc děláme zálohu dat pro případ havárie úložiště. Zálohy držíme 30 dnů a pak se samy přepíší. Smazané údaje proto mohou být ještě po tuto dobu v zálohách, odkud je samostatně nemažeme. Zálohy neslouží k běžnému provozu, nikdo z nich nic nečte a sahá na ně jen provozovatel při obnově po havárii.
MOLO není zákonný archiv účetních dokladů. Archivaci podle zákona o účetnictví zajišťuje vaše účetní kancelář ve svých systémech.
Údaje účetních kanceláří (správcem je Efficio)
| Údaje | Proč | Právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Název, IČO a adresa kanceláře, jména a e-maily pracovníků | Vedení účtu a poskytování služby | Plnění smlouvy | Po dobu smlouvy, poté do 30 dnů smažeme |
| Komunikace s námi (e-maily, požadavky na podporu) | Podpora a vyřizování požadavků | Plnění smlouvy, oprávněný zájem | Po dobu smlouvy, poté nejvýše 3 roky kvůli případným sporům |
| Záznamy o provozu a bezpečnosti (přihlášení a chybná hesla, změny přístupů, načtení a zveřejnění dat) s e-mailem nebo jménem toho, kdo akci provedl | Bezpečnost služby, řešení chyb a dohledání neoprávněného přístupu | Oprávněný zájem | 90 dní |
| Fakturační údaje (až budou služby placené) | Vystavení faktur | Právní povinnost | Po dobu stanovenou daňovými a účetními předpisy (zpravidla 10 let) |
Zájemci o ukázku a žádosti o registraci (správcem je Efficio)
| Údaje | Proč | Právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Jméno, e-mail, kancelář nebo firma, telefon (nepovinně), kdo jste, čas návštěv ukázky | Otevření ukázky na webu a kontakt ohledně ukázky a pilotního provozu | Souhlas udělený ve formuláři | Rok od poslední návštěvy ukázky, nebo do odvolání souhlasu |
| Údaje z registrace kanceláře (IČO, název, sídlo, jméno a e-mail odpovědné osoby, telefon, účetní program, počet klientů, souhlasy s verzí, časem a IP adresou, ze které byl souhlas udělen) | Ověření e-mailu, posouzení a schválení žádosti, doložení uzavření smlouvy | Kroky před uzavřením smlouvy, oprávněný zájem (doložení souhlasu) | Neověřené žádosti 7 dní, zamítnuté a schválené 30 dní; údaje schválené kanceláře včetně záznamu o souhlasu přecházejí do údajů kanceláře |
Souhlas se zájmem o ukázku můžete kdykoli odvolat e-mailem na tomas@efficio.cz, údaje pak smažeme.
Po smazání účtu klienta zůstávají kanceláři zprávy, doklady a faktury, které klient v aplikaci vytvořil: patří k účetnictví firmy a kancelář je za ně jako správce odpovědná. Jméno smazaného uživatele se u nich dál může zobrazovat.
Údaje kanceláří a jejich klientů nepoužíváme k marketingu. Žádné údaje neprodáváme a nerozhodujeme o vás automaticky.
3. Komu údaje předáváme
- Účetní kanceláři, se kterou MOLO používáte. Kancelář vidí jen údaje svých klientů. Klienti jedné kanceláře nevidí údaje jiné kanceláře.
- Resend, Inc. (USA, servery pro naše odesílání v EU) rozesílá e-maily z aplikace (ověření e-mailu, pozvánky, upozornění). Dostává jméno, e-mailovou adresu a obsah zprávy. Předání je chráněno standardními smluvními doložkami EU.
- Google LLC (USA) zprostředkuje přihlášení přes Google, pokud ho zvolíte. Od Googlu dostáváme jen ověřený e-mail.
- Cloudflare, Inc. (USA) zajišťuje hosting, výpočetní infrastrukturu a úložiště souborů (služby Workers, Durable Objects a R2). Data mohou být zpracována na síti Cloudflare v EU i mimo ni. Předání do USA je chráněno rámcem EU–USA Data Privacy Framework a standardními smluvními doložkami EU.
- Google LLC, jen pokud se přihlásíte přes Google. Od Googlu dostaneme pouze váš e-mail a potvrzení, že je ověřený, a podle něj vás přihlásíme k už existujícímu účtu. Google se tím dozví, že se přihlašujete do MOLO. Další údaje z vašeho Google účtu nezískáváme.
- Úřadům, pouze pokud nám to ukládá zákon.
Mobilní aplikaci distribuují Apple (App Store) a Google (Google Play). Údaje, které těmto obchodům předáváte při stažení aplikace, zpracovávají podle svých vlastních zásad.
4. Vaše práva
Máte právo:
- vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, a dostat jejich kopii,
- nechat opravit nepřesné údaje,
- nechat údaje smazat, pokud už nejsou potřeba,
- omezit zpracování,
- dostat údaje ve strojově čitelném formátu (přenositelnost),
- vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu,
- podat stížnost u dozorového úřadu (viz bod 7).
Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.
Jak smazat účet
- V aplikaci: otevřete Nastavení (ozubené kolo vpravo nahoře), v části Účet zvolte Smazat účet a potvrďte heslem. Účet se smaže okamžitě. Můžete také napsat na tomas@efficio.cz.
- Účetní kancelář může účty svých klientů smazat sama v aplikaci.
Po smazání účtu se přihlašovací údaje odstraní hned, ostatní vaše údaje z MOLO do 30 dnů. Zbývají ještě v nočních zálohách, které se do 30 dnů přepíšou. Účetní doklady, které už kancelář převzala do svého účetnictví, zůstávají u kanceláře. Uchovává je podle zákona o účetnictví.
Smazání dat celé kanceláře
Když skončí smlouva s kanceláří, data kanceláře a jejích klientů trvale smaže provozovatel: účty pracovníků i klientů, přehledy, nahrané doklady, faktury a zprávy. Provede to do 30 dnů od skončení smlouvy. Před smazáním si kancelář může vyžádat export svých dat.
5. Zabezpečení
Komunikace s aplikací je šifrovaná (HTTPS). Hesla ukládáme jen v podobě hashe. Data každé kanceláře jsou oddělená a přístup k nim mají jen oprávnění uživatelé. Opakované pokusy o přihlášení omezujeme. Data denně zálohujeme a zálohy nejsou dostupné přes aplikaci ani z internetu.
6. Cookies
MOLO používá pouze nezbytné cookies: jednu pro přihlášení (relační cookie) a jednu, která si po vyplnění formuláře na 30 dní pamatuje, že vám smíme otevřít ukázku. Obsahuje jen náhodné číslo, žádné osobní údaje. Bez těchto cookies by přihlášení ani ukázka nefungovaly, a proto k nim nepotřebujeme váš souhlas. Nepoužíváme žádné analytické, reklamní ani marketingové cookies a nesledujeme vás napříč weby.
7. Kontakt a dozorový úřad
S jakýmkoli dotazem nebo žádostí nám napište na tomas@efficio.cz.
Pokud nejste spokojeni s tím, jak s údaji zacházíme, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
8. Změny zásad
Zásady můžeme aktualizovat, například když přidáme novou funkci. O podstatných změnách vás předem informujeme v aplikaci nebo e-mailem. Aktuální znění je vždy na adrese https://app.mymolo.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju.
Toto je pracovní návrh. Před ostrým použitím ho musí zkontrolovat právník.